Ein Formular besteht aus Sektionen, in denen sich die ausfüllbaren Felder befinden. In der Design-Ansicht werden diese Sektionen definiert und ihnen Felder zugewiesen. Das Verwenden von mehreren Sektionen ist für ein sehr einfaches Formular nicht unbedingt nötig. Diese werden vor allem dann gebraucht, wenn das Absenden des Formulars bedingt an bestimmten Eingaben erfolgen soll oder wenn Sie erweiterte Anwendungsfälle mit verschiedenen Frage-Antwort-Pfaden im Formular abbilden möchten.
Im Folgenden sehen Sie ein sehr einfaches Formular, das lediglich den Ticketinhaber auswählen lässt. Das Absenden ist auch erst dann möglich, wenn der Inhaber ausgewählt wurde.
Um Ihnen ein Gefühl für dieses Formular zu geben, folgt nun die Erklärung:
Hinweis: Der Name des Formulars wird in den Einstellungen vergeben. Dieser Name dient lediglich der Strukturierung in der Konfigurationsanwendung und wird den Anwendern beim Ausführen des Formulars nicht angezeigt. Um den Anwendern einen Titel anzuzeigen, wird ausschließlich der optionale Titel in der Design-Ansicht über den Sektionen verwendet.
Die primäre Aufgabe der Sektionen ist, bestimmte Feld-Gruppen ein- und auszublenden. Beim Absenden des Formulars werden nur Felder von Sektionen übertragen, die auch sichtbar sind. Eine Sektion besteht aus:
Hinweis: Es können auch nur der Titel oder der Sektionstext in einer Sektion ohne Felder verwendet werden, z.B. um Hinweise zu geben. Umgekehrt sind natürlich auch nur Felder in einer Sektion zulässig.
Hinweis: Eine Sektion komplett ohne Felder und optionalen Text kann für das Absenden des Formulars verwendet werden. Dies gelingt, indem so eine Sektion z.B. ganz am Ende der Liste definiert wird. In Kombination mit Bedingungen kann erreicht werden, dass das Formular nur abgesendet werden kann, wenn bestimmte Eingaben getätigt wurden.
Für das Hinzufügen von Feldern stehen alle definierten Ticket-Felder zur Verfügung. Dies umfasst sowohl die Standard-Felder als auch benutzerdefinierte Felder aus der Konfiguration. Zusätzlich können eigens für das Formular neue Felder definiert werden. Hierbei stehen verschiedene Feld-Typen zur Verfügung.
Ausgefüllte Ticket-Felder werden beim Versenden des Formulars automatisch in das neue Ticket übernommen, während zusätzlich definierte Felder im Anfragetext des Tickets eingetragen werden können.
Hinweis: Das gleiche Ticket-Feld kann in mehreren Sektionen verwendet werden, darf aber nicht doppelt in derselben Sektion vorkommen. Wenn das Ticket-Feld mehrfach verwendet wird, haben beide Felder immer den gleichen Wert. Es können jedoch unterschiedliche Standardwerte definiert werden, die beim Sichtbarschalten der Sektion in das Feld übernommen werden. Benutzerdefinierte Felder sind dagegen immer separate Felder, selbst wenn das Feld kopiert wurde und/oder die gleiche Bezeichnung hat.
Hinweis: Die globalen Pflichtfeld-Regeln können nicht umgangen werden. Wenn z.B. die Kategorie zwingend erforderlich ist, vom Formular aber nicht abgefragt werden soll, so kann man die Kategorie als verstecktes Feld fest belegen.
Hinweis: Das Ticket-Feld Ticketinhaber bedarf aus Datenschutzgründen einer gesonderten Behandlung. Es kann nicht in Formularen verwendet werden, die sich in öffentlichen Ordnern befinden. Sollte sich die Konfiguration dahin verändern, dass sich das Formular in einem öffentlichen Ordner befindet, so kann das Formular nicht mehr ausgeführt werden und zeigt in der Konfiguration einen Fehler an. Wenn das Formular von einem Benutzer ausgeführt wird, der keine Benutzer auflisten darf (Berechtigung Benutzer und Gruppen auflisten fehlt), dann wird das Ticketinhaber-Feld automatisch deaktiviert und stellt automatisch immer den aktuellen Benutzer als ausgewählten Ticketinhaber ein. (Ein ggf. eingestellter Standardwert wird angewendet. Wenn das Formular ein Ticket ändert, wird der aktuelle Ticketinhaber des Tickets vorausgewählt.)
Die Einstellungen auf der rechten Seite des Dialogs sind ebenfalls nach Sektionen unterteilt. Somit kann man im Design und in den Einstellungen gleichzeitig an verschiedenen Einstellungen arbeiten und z.B. Einstellungen an einer in der Liste deutlich weiter oben oder unten befindlichen Aktion arbeiten, als in der Design-Ansicht. Die Einstellungen bleiben zudem auch während der Vorschau bestehen und könnten dynamisch verändert werden. Man sieht dann sofort den Effekt im finalen Formular.
Formulare, die neue Tickets erstellen, zeigen zusätzliche Optionen an, so dass der Link zum Formular kopiert und das Formular zur Startseite des Servers hinzugefügt werden kann.
Für jede Sektion können Bedingungen definiert werden, wann diese Sektion sichtbar wird. Beispielsweise ist die Auswahl eines bestimmten Wertes eines Feldes nötig, damit darauf aufbauende Felder angezeigt werden.
Die möglichen Operatoren variieren je nach Datentyp des gewählten Feldes. Das Feld einer Bedingung muss in einer vorherigen Sektion enthalten sein, damit es referenziert werden kann. Bedingungen können vielfältig als UND- und ODER-Bedingungen zusammengesetzt werden. Mithilfe der Vorschau lässt sich überprüfen, ob die Bedingungen für einzelne Sektionen korrekt greifen.
Hinweis: Für Felder vom Typ Anlagen
wird bei Bedingungen die Anzahl der hochgeladenen Dateien verwendet.
Hinweis: Um ein Ticket-Feld als Bedingung zu referenzieren, das eigentlich erst zu einem späteren Zeitpunkt eingestellt werden soll, kann in einer vorherigen Sektion dieses Feld versteckt eingefügt werden. Dadurch, dass die Ticket-Felder eineindeutig anhand ihrer Schlüssel sind, enthalten diese immer den gleichen Inhalt. Mit benutzerdefinierten Feldern ist dies nicht möglich.
Formulare, die ein bestehendes Ticket modifizieren, können auch Bedingungen definieren, die sich auf das zugrunde liegende Ticket beziehen. Dazu muss bei der Bedingung ein Ticket-Feld, erkennbar am Ticket-Icon, gewählt werden. Die Bedingung bezieht sich ausschließlich auf den Wert im Ticket, nicht auf den Wert im Formular, falls es das gleiche Ticket-Feld verwendet wird.
Diese Art der Bedingungen ermöglicht je nach Stand und Einstellungen des Tickets im Formular, andere Daten abzufragen oder auch die Ausführung des Formulars zu verhindern, indem beispielsweise nur eine Sektion mit einer Meldung angezeigt wird.
Eine Aktion erlaubt das Absenden des Formulars, d.h. der Button Absenden
wird verfügbar geschaltet. Je nach Formular wird ein neues Ticket erstellt oder ein bestehendes Ticket modifiziert. Sektionen mit Aktion werden durch eine Zielflagge markiert. Optional kann ein Bestätigungstext eingestellt werden, der nach dem Absenden dem Anwender angezeigt wird.
Wenn das Formular Tickets modifiziert, dann kann eine Ticket-Aktion ausgewählt werden, die auf das Ticket ausgeführt wird. Hierbei gilt:
Formular anwenden
gewählt ist, entsteht nur ein Bearbeitungsschritt im Ticket, andernfalls entstehen zwei.Ticket bewerten
kann auf offene sowie geschlossene Tickets angewendet werden.Hinweis: Wenn eine Sektion eine Aktion enthält und im Formular angezeigt wird, so werden alle nachfolgenden Sektionen ausgeblendet und müssen nicht ausgefüllt werden.
Hinweis: Es können mehrere Sektionen als Ende-Sektion eingestellt werden, solange mittels Bedingung nur eine sichtbar ist. Somit können verschiedene Pfade im Formular abgebildet werden.
Das Formular kann mit der Vorschau so angezeigt werden, wie es während der tatsächlichen Ausführung aussehen würde. Es können beispielhaft Werte eingegeben werden, um das Formular und vor allem das Ein- und Ausblenden der Sektionen zu testen.
Wenn das Formular Tickets modifiziert und Bedingungen auf Felder des zugrunde liegenden Tickets definiert sind, dann erscheint im oberen Bereich eine zusätzliche Sektion. Hier können die aktuellen Werte des zugrunde liegenden Tickets simuliert und die Bedingungen des Formulars ausgetestet werden.
Zusätzlich wird eine Sektionsübersicht zur Analyse angezeigt, in der zu sehen ist, welche Sektionen eingeblendet werden. Hier sieht man auch den Grund dafür, warum Sektionen gegebenenfalls nicht angezeigt werden.
Hinweis: Beim Klick auf Absenden wird kein Ticket angelegt, aber es werden alle Pflichtfelder des Formulars geprüft. Es können jedoch keine globalen, außerhalb des Formulars hinterlegten Regeln für die Ticketerstellung überprüft werden. Wenn etwa ein Endanwender im INETAPP zur Eingabe einer Kennung verpflichtet ist - Pflichtfeld global im INETAPP, aber im Formular ist die Kennung kein Pflichtfeld, dann wird in der Vorschau bei fehlender Kennung für das Absenden kein Fehler angezeigt. Bei der echten Ausführung wird ein Endanwender die Fehlermeldung für die fehlende Kennung erhalten.