Formulare

Mit Formularen kann das Erstellen von Tickets sowohl für Supporter als auch für Endanwender und sogar anonyme Benutzer stark vereinfacht werden. Mit Hilfe von Formularen ist das Verwenden der Tickets Anwendung nicht zwingend notwendig und es kann genauer gesteuert werden, welche Informationen für ein neues Ticket tatsächlich benötigt werden.

Es gibt zwei Typen von Formularen:

  • Formulare, die Tickets erzeugen: Beim Absenden des Formulars wird ein neues Ticket angelegt.
  • Formulare, die Tickets ändern: Beim Absenden des Formulars wird ein bestehendes Ticket geändert.

In Formularen können sowohl bestehende Ticket-Felder als auch neue, nur für dieses Formular gültige Felder angelegt und in das spätere Ticket übernommen werden. Formulare können in Sektionen definiert werden, die mit Bedingungen versehen, ein- und ausgeblendet werden können. Somit lässt sich z.B. ein komplexeres Frage-Antwort-Formular realisieren.

Sicherheitshinweis: Formulare ignorieren beim Ausführen mögliche Berechtigungen und Einschränkungen des aktuellen Benutzers. Das bedeutet, dass die im Formular eingestellten Aktionen, z.B. Erstellung eines Tickets, Aktion auf Ticket anwenden ..., immer ausgeführt werden, sofern diese grundsätzlich möglich sind. Dies geschieht unabhängig davon, welche Aktionen dem Benutzer erlaubt sind.

Formulare verwalten

Das Erstellen und Bearbeiten der Formulare erfolgt in der Konfigurationsanwendung. Hier können Formulare auch in Ordner strukturiert abgelegt werden, um z.B. auch unterschiedliche Berechtigungen für den Zugriff auf die Formulare zu ermöglichen. Es ist zu beachten, dass die Freigabe nur für Formulare direkt in diesem Ordner gilt und sich nicht in weitere Ordner vererbt.

Im globalen Optionsmenü können Neue Formulare und Neue Ordner erstellt werden, sowie die aktuellen Formulare exportiert oder importiert werden. Für die Freigabe steht zur Verfügung:

  • Öffentlich (auch ohne Anmeldung): Jeder, der den Link zu einem Formular kennt, kann dieses anonym ausführen. Es besteht kein Zugriff auf die Auswahl eines Ticket-Besitzers. Öffentliche Formulare können z.B. für Feedback verwendet werden.
  • Für alle angemeldeten Benutzer: Alle Benutzer, die sich am INETAPP Server anmelden können, haben Zugriff auf diese Formulare. Diese Einstellung kann z.B. für Formulare von Endanwendern verwendet werden.
  • Benutzerdefiniert: Es kann eingestellt werden, welche Benutzer und Gruppen Zugriff auf diese Formulare erhalten. Zum Beispiel für Formulare konkret von Supportern in Fachbereichen kann diese Einstellung verwendet werden.

Hinweis: Der Hauptordner hat immer die Freigabe für Für alle angemeldeten Benutzer.

Hinweis: Die Freigabeberechtigungen gelten nur für das Ausführen des Formulars. Die Berechtigung zur Bearbeitung von Formularen ist generell gekoppelt an die Konfiguration- bzw. Vorlagen bearbeiten-Berechtigung

Ordner-Aktionen

Neben dem Erstellen neuer Ordner, erlaubt die Oberfläche Ordner-spezifische Aktionen:

  • Bearbeiten: Der Name und die Freigabe des Ordners können verändert werden.
  • Verschieben: Der Ordner wird an einen anderen Unter-Ordner verschoben. Es ist zu beachten, dass sich die Freigaben der Formulare dabei nicht verändern.
  • Kopieren: Kopiert den Ordner an eine andere Position. Es werden alle Formulare und auch die Freigaben dupliziert.
  • Exportieren: Der Ordner wird als ZIP-Datei mit allen Unter-Ordnern sowie Formularen exportiert.
  • Löschen: Löscht den Ordner sowie alle Unter-Ordner sowie die enthaltenen Formulare.

Formular-Aktionen

Bestehende Formulare werden per Klick bearbeitet. Im Optionsmenü stehen weitere Aktionen für dieses Formular zur Verfügung:

  • Bearbeiten: Öffnet die Oberfläche zum Bearbeiten eines Formulars
  • Duplizieren: Dupliziert das Formular direkt im gleichen Ordner. Es muss ein neuer Name vergeben werden
  • Aktivieren / Deaktivieren: Deaktivierte Formulare können nicht ausgeführt werden. Das Deaktivieren kann auch für das Pausieren des Formulars verwendet werden, ohne es löschen zu müssen.
  • Verschieben: Verschiebt das Formular in einen anderen Ordner und ändert damit gegebenenfalls auch die Freigabe.
  • Exportieren: Exportiert das Formular, um es entweder zu sichern oder in einem anderen Server wieder einzuspielen.
  • Löschen: Löscht das Formular endgültig.

Formulare, die neue Tickets erstellen

Wenn das Formular neue Tickets erstellt, sind die folgenden Menüoptionen verfügbar:

  • Jetzt ausführen!: Das Formular wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet und kann vom aktuellen Benutzer direkt ausgeführt werden.
  • Link zum Ausführen kopieren: Der Link zu diesem Formular wird zur weiteren Verwendung, z.B. zum Versenden per E-Mail, kopiert. Der kopierte Link kann auch verwendet werden, um das Formular in andere Websites einzubetten.
  • Neues Ticket in der Tickets-Anwendung: In der Tickets-Anwendung gibt es die Möglichkeit, neue Tickets mit Hilfe eines Formulars über die Dropdown-Schaltfläche Neues Ticket zu erstellen. In der Auswahlliste sind nur Formulare aufgeführt, auf die der Benutzer Zugriff hat.
    • Es ist somit möglich, Endanwendern aufzuerlegen, dass neue Tickets ausschließlich über ein Formular erzeugt werden können und nicht, wie bisher, über den entsprechenden Dialog. Dazu muss den Endanwendern in der Benutzer und Gruppen-Anwendung die Ticket-Berechtigung Anfrage erzeugen entzogen werden.

Formulare, die bestehende Tickets modifizieren

Bei Formularen, die bestehende Tickets verändern, gibt es je nach Nutzungsszenario weitere Optionen, wie das Formular integriert werden kann:

  • Erstellen eines Textbausteins, der einen Formular-Link enthält: Verwenden Sie in der Textbaustein-Konfiguration den für das gewünschte Formular spezifischen Platzhalter. Wenn der Textbaustein auf einen Verarbeitungsschritt angewendet wird, wird die URL zum Formular automatisch generiert.
  • Erstellen einer Auto-Mail, die einen Formular-Link enthält: Verwenden Sie in der Auto-Mail-Konfiguration den für das gewünschte Formular spezifischen Platzhalter. Wenn die Auto-Mail versendet wird, wird die URL zum Formular automatisch generiert.
  • Erstellen Sie einen Link zu einem Formular mit der Aufgabenplanung: Verwenden Sie den Formular-URL generieren-Job.
  • Ticket in der Tickets-Anwendung ändern: In der Tickets-Anwendung gibt es die Möglichkeit, in bestehenden Tickets das Formular über die Dropdown-Schaltfläche Formular anwenden zu öffnen. In der Auswahlliste sind nur Formulare aufgeführt, auf die der Benutzer Zugriff hat.

Hinweis: Wird ein Link zu einem Ticket-bezogenen Formular generiert, dann wird dafür die extern sichtbare URL des Servers verwendet, siehe Webserver. Es muss sichergestellt sein, dass der Benutzer, der das Formular ausführen soll, den Server damit erreichen kann.