Formulare erstellen

Ein Formular besteht aus Sektionen, in denen sich die ausfüllbaren Felder befinden. In der Design-Ansicht werden diese Sektionen definiert und ihnen Felder zugewiesen. Das Verwenden von mehreren Sektionen ist für ein sehr einfaches Formular nicht unbedingt nötig. Diese werden vor allem dann gebraucht, wenn das Absenden des Formulars bedingt an bestimmten Eingaben erfolgen soll oder wenn Sie erweiterte Anwendungsfälle mit verschiedenen Frage-Antwort-Pfaden im Formular abbilden möchten.

Im Folgenden sehen Sie ein sehr einfaches Formular, das lediglich den Ticketinhaber auswählen lässt. Das Absenden ist auch erst dann möglich, wenn der Inhaber ausgewählt wurde.

Um Ihnen ein Gefühl für dieses Formular zu geben, folgt nun die Erklärung:

  • Das Formular enthält eine Sektion, in der der Ticketinhaber gewählt wird. In den Einstellungen der Sektion - auf der rechten Seite - ist keine Aktion eingestellt. Zudem ist die erste Sektion immer sichtbar.
  • Die zweite Sektion enthält keine weiteren Felder, ist jedoch in den Einstellungen mit zwei Dingen konfiguriert:
    1. Diese Sektion ist nur sichtbar, wenn ein Ticketinhaber in der ersten Sektion ausgewählt wurde. Hierfür wird die Bedingung Ticketinhaber ist nicht leer verwendet
    2. Diese Sektion hat als Aktion Ticket absenden und erlaubt somit das Beenden der Formulareingabe.

Hinweis: Der Name des Formulars wird in den Einstellungen vergeben. Dieser Name dient lediglich der Strukturierung in der Konfigurationsanwendung und wird den Anwendern beim Ausführen des Formulars nicht angezeigt. Um den Anwendern einen Titel anzuzeigen, wird ausschließlich der optionale Titel in der Design-Ansicht über den Sektionen verwendet.

Sektionen

Die primäre Aufgabe der Sektionen ist, bestimmte Feld-Gruppen ein- und auszublenden. Beim Absenden des Formulars werden nur Felder von Sektionen übertragen, die auch sichtbar sind. Eine Sektion besteht aus:

  • Titel: Der optionale Titel wird zu Beginn einer Sektion angezeigt
  • Sektionstext: Der optionale Sektionstext wird direkt über den Feldern der Sektion angezeigt.
  • Felder: Eine Liste an Feldern, die im Formular ausgefüllt werden sollen.

Hinweis: Es können auch nur der Titel oder der Sektionstext in einer Sektion ohne Felder verwendet werden, z.B. um Hinweise zu geben. Umgekehrt sind natürlich auch nur Felder in einer Sektion zulässig.

Hinweis: Eine Sektion komplett ohne Felder und optionalen Text kann für das Absenden des Formulars verwendet werden. Dies gelingt, indem so eine Sektion z.B. ganz am Ende der Liste definiert wird. In Kombination mit Bedingungen kann erreicht werden, dass das Formular nur abgesendet werden kann, wenn bestimmte Eingaben getätigt wurden.

Felder

Für das Hinzufügen von Feldern stehen alle definierten Ticket-Felder zur Verfügung. Dies umfasst sowohl die Standard-Felder als auch benutzerdefinierte Felder aus der Konfiguration. Zusätzlich können eigens für das Formular neue Felder definiert werden. Hierbei stehen verschiedene Feld-Typen zur Verfügung.

Ausgefüllte Ticket-Felder werden beim Versenden des Formulars automatisch in das neue Ticket übernommen, während zusätzlich definierte Felder im Anfragetext des Tickets eingetragen werden können.

  • Bezeichnung: Text, der vor dem Feld angezeigt wird.
  • Bezeichnung im Formular anzeigen: Ob die Bezeichnung im Formular angezeigt werden soll. Insbesondere für den Typ Formatierter Text ergibt es Sinn, die Bezeichnung auszublenden, da das Feld dann die gesamte Breite des Formulars ausnutzt.
  • Platzhalter: Der Platzhalter wird in den Eingabefeldern als Hinweis zu diesem Feld hinterlegt.
  • Standardwert anpassen: diese Option gilt nur für Ticket-Felder. Ist die Option aktiviert, kann ein gesonderter Standardwert für dieses Feld gesetzt werden und überschreibt einen möglichen Standardwert aus der Konfiguration. Wenn der Standardwert nicht angepasst wird, dann gilt der Standardwert aus der Konfiguration. Es ist zu beachten, dass, wenn in der Konfiguration ein Standardwert definiert ist, aber im Formular kein Wert gesetzt wird - egal ob mit leerem Standardwert oder nicht, automatisch der Standardwert der Konfiguration greift.
  • Standardwert: Der Standardwert des Feldes in diesem Formular.
  • Pflichtfeld: Dieses Feld muss mit einem Wert versehen werden. Es ist zu beachten, dass Ticket-Felder, die per Konfiguration bereits Pflichtfelder sind, nicht davon entbunden werden können. Das Absenden eines Formulars mit einem Pflichtfeld führt sonst zu einer Eingabeaufforderung.
  • Versteckt: Dieses Feld wird dem Benutzer in der Formulareingabe nicht angezeigt. Es dient somit der Übertragung von internen Informationen oder kann z.B. für Bedingungen verwendet werden. Ein Beispiel ist der Betreff der Anfrage, die nach dem Absenden des Formulars gestellt wird: mit einem versteckten Betreff kann sie vordefiniert, aber nicht vom ausfüllenden Benutzer angepasst werden.
  • Bei der Ticketerstellung im Anfragetext aufnehmen: Für benutzerdefinierte Felder wird hiermit gesteuert, ob dieses Feld beim Absenden des Formulars im Ticket enthalten sein soll. Auch hier gilt, dass Felder, die z.B. nur für weitere Bedingungen dienen, nicht in die Anfrage übernommen werden müssen.
  • Inkl. Bezeichnung: Ob die Bezeichnung des Feldes bei Übernahme in den Anfragetext angezeigt werden soll, oder ob der Feldinhalt die gesamte Breite nutzen kann.

Hinweis: Das gleiche Ticket-Feld kann in mehreren Sektionen verwendet werden, darf aber nicht doppelt in derselben Sektion vorkommen. Wenn das Ticket-Feld mehrfach verwendet wird, haben beide Felder immer den gleichen Wert. Es können jedoch unterschiedliche Standardwerte definiert werden, die beim Sichtbarschalten der Sektion in das Feld übernommen werden. Benutzerdefinierte Felder sind dagegen immer separate Felder, selbst wenn das Feld kopiert wurde und/oder die gleiche Bezeichnung hat.

Hinweis: Die globalen Pflichtfeld-Regeln können nicht umgangen werden. Wenn z.B. die Kategorie zwingend erforderlich ist, vom Formular aber nicht abgefragt werden soll, so kann man die Kategorie als verstecktes Feld fest belegen.

Hinweis: Das Ticket-Feld Ticketinhaber bedarf aus Datenschutzgründen einer gesonderten Behandlung. Es kann nicht in Formularen verwendet werden, die sich in öffentlichen Ordnern befinden. Sollte sich die Konfiguration dahin verändern, dass sich das Formular in einem öffentlichen Ordner befindet, so kann das Formular nicht mehr ausgeführt werden und zeigt in der Konfiguration einen Fehler an. Wenn das Formular von einem Benutzer ausgeführt wird, der keine Benutzer auflisten darf (Berechtigung Benutzer und Gruppen auflisten fehlt), dann wird das Ticketinhaber-Feld automatisch deaktiviert und stellt automatisch immer den aktuellen Benutzer als ausgewählten Ticketinhaber ein. (Ein ggf. eingestellter Standardwert wird angewendet. Wenn das Formular ein Ticket ändert, wird der aktuelle Ticketinhaber des Tickets vorausgewählt.)

Einstellungen

Die Einstellungen auf der rechten Seite des Dialogs sind ebenfalls nach Sektionen unterteilt. Somit kann man im Design und in den Einstellungen gleichzeitig an verschiedenen Einstellungen arbeiten und z.B. Einstellungen an einer in der Liste deutlich weiter oben oder unten befindlichen Aktion arbeiten, als in der Design-Ansicht. Die Einstellungen bleiben zudem auch während der Vorschau bestehen und könnten dynamisch verändert werden. Man sieht dann sofort den Effekt im finalen Formular.

Formulare, die neue Tickets erstellen, zeigen zusätzliche Optionen an, so dass der Link zum Formular kopiert und das Formular zur Startseite des Servers hinzugefügt werden kann.

  • Formular-URL: Die URL und eine Schaltfläche zum Kopieren und Teilen der Formular-URL.
  • Auf der Startseite anzeigen: Aktivieren Sie diese Checkbox, um das Formular auf der Startseite des Servers anzuzeigen.
  • Link Name: Der Name des Formulars, wenn es auf der Startseite angezeigt wird.
  • Link-Beschreibung: Ein längerer Beschreibungstext, der zusätzlich zum Namen angezeigt wird.
  • Formular-Logo verwenden: Ein Kontrollkästchen, das angezeigt wird, wenn ein Logo festgelegt ist. Wenn es aktiviert ist, wird das Logo auch für die Startseite verwendet.

Bedingungen/Sichtbarkeit

Für jede Sektion können Bedingungen definiert werden, wann diese Sektion sichtbar wird. Beispielsweise ist die Auswahl eines bestimmten Wertes eines Feldes nötig, damit darauf aufbauende Felder angezeigt werden.

Die möglichen Operatoren variieren je nach Datentyp des gewählten Feldes. Das Feld einer Bedingung muss in einer vorherigen Sektion enthalten sein, damit es referenziert werden kann. Bedingungen können vielfältig als UND- und ODER-Bedingungen zusammengesetzt werden. Mithilfe der Vorschau lässt sich überprüfen, ob die Bedingungen für einzelne Sektionen korrekt greifen.

Hinweis: Für Felder vom Typ Anlagen wird bei Bedingungen die Anzahl der hochgeladenen Dateien verwendet.

Hinweis: Um ein Ticket-Feld als Bedingung zu referenzieren, das eigentlich erst zu einem späteren Zeitpunkt eingestellt werden soll, kann in einer vorherigen Sektion dieses Feld versteckt eingefügt werden. Dadurch, dass die Ticket-Felder eineindeutig anhand ihrer Schlüssel sind, enthalten diese immer den gleichen Inhalt. Mit benutzerdefinierten Feldern ist dies nicht möglich.

Bedingungen auf Felder des Tickets

Formulare, die ein bestehendes Ticket modifizieren, können auch Bedingungen definieren, die sich auf das zugrunde liegende Ticket beziehen. Dazu muss bei der Bedingung ein Ticket-Feld, erkennbar am Ticket-Icon, gewählt werden. Die Bedingung bezieht sich ausschließlich auf den Wert im Ticket, nicht auf den Wert im Formular, falls es das gleiche Ticket-Feld verwendet wird.

Diese Art der Bedingungen ermöglicht je nach Stand und Einstellungen des Tickets im Formular, andere Daten abzufragen oder auch die Ausführung des Formulars zu verhindern, indem beispielsweise nur eine Sektion mit einer Meldung angezeigt wird.

Aktion

Eine Aktion erlaubt das Absenden des Formulars, d.h. der Button Absenden wird verfügbar geschaltet. Je nach Formular wird ein neues Ticket erstellt oder ein bestehendes Ticket modifiziert. Sektionen mit Aktion werden durch eine Zielflagge markiert. Optional kann ein Bestätigungstext eingestellt werden, der nach dem Absenden dem Anwender angezeigt wird.

Wenn das Formular Tickets modifiziert, dann kann eine Ticket-Aktion ausgewählt werden, die auf das Ticket ausgeführt wird. Hierbei gilt:

  • Wenn Formular anwenden gewählt ist, entsteht nur ein Bearbeitungsschritt im Ticket, andernfalls entstehen zwei.
  • Die benötigten Berechtigungen zum Ausführen der Aktionen werden beim Absenden des Formulars ignoriert.
  • Der Zustand des zugrunde liegenden Tickets wird ganz normal beachtet, es kann beispielsweise kein geschlossenes Ticket autorisiert werden.
  • Die Aktion Ticket bewerten kann auf offene sowie geschlossene Tickets angewendet werden.
  • Wenn die Aktion nur unter bestimmten Bedingungen ausgeführt werden kann, so muss diese Anforderung auch durch das Formular erfüllt sein, z.B. wenn die Aktion Text erfordert, muss mindestens ein Formular-Feld mit in den Bearbeitungsschritt übernommen werden. Ist eine Ressource erforderlich, z.B. beim Weiterleiten oder Autorisieren, so muss, zumindest versteckt, eine Ressource mitgeliefert werden.

Hinweis: Wenn eine Sektion eine Aktion enthält und im Formular angezeigt wird, so werden alle nachfolgenden Sektionen ausgeblendet und müssen nicht ausgefüllt werden.

Hinweis: Es können mehrere Sektionen als Ende-Sektion eingestellt werden, solange mittels Bedingung nur eine sichtbar ist. Somit können verschiedene Pfade im Formular abgebildet werden.

Vorschau & Analyse

Das Formular kann mit der Vorschau so angezeigt werden, wie es während der tatsächlichen Ausführung aussehen würde. Es können beispielhaft Werte eingegeben werden, um das Formular und vor allem das Ein- und Ausblenden der Sektionen zu testen.

Wenn das Formular Tickets modifiziert und Bedingungen auf Felder des zugrunde liegenden Tickets definiert sind, dann erscheint im oberen Bereich eine zusätzliche Sektion. Hier können die aktuellen Werte des zugrunde liegenden Tickets simuliert und die Bedingungen des Formulars ausgetestet werden.

Zusätzlich wird eine Sektionsübersicht zur Analyse angezeigt, in der zu sehen ist, welche Sektionen eingeblendet werden. Hier sieht man auch den Grund dafür, warum Sektionen gegebenenfalls nicht angezeigt werden.

Hinweis: Beim Klick auf Absenden wird kein Ticket angelegt, aber es werden alle Pflichtfelder des Formulars geprüft. Es können jedoch keine globalen, außerhalb des Formulars hinterlegten Regeln für die Ticketerstellung überprüft werden. Wenn etwa ein Endanwender im INETAPP zur Eingabe einer Kennung verpflichtet ist - Pflichtfeld global im INETAPP, aber im Formular ist die Kennung kein Pflichtfeld, dann wird in der Vorschau bei fehlender Kennung für das Absenden kein Fehler angezeigt. Bei der echten Ausführung wird ein Endanwender die Fehlermeldung für die fehlende Kennung erhalten.