Ein Formular besteht aus Sektionen, in denen sich die ausfüllbaren Felder befinden. In der Design-Ansicht werden diese Sektionen definiert und ihnen Felder zugewiesen. Das Verwenden von mehreren Sektionen ist für ein sehr einfaches Formular nicht unbedingt nötig. Diese werden vor allem dann gebraucht, wenn das Absenden des Formulars bedingt an bestimmten Eingaben erfolgen soll oder wenn Sie erweiterte Anwendungsfälle mit verschiedenen Frage-Antwort-Pfaden im Formular abbilden möchten.
Im Folgenden sehen Sie ein sehr einfaches Formular, das lediglich den Ticketinhaber auswählen lässt. Das Absenden ist auch erst dann möglich, wenn der Inhaber ausgewählt wurde.
Um Ihnen ein Gefühl für dieses Formular zu geben, folgt nun die Erklärung:
Hinweis: Der Name des Formulars wird in den Einstellungen vergeben. Dieser Name dient lediglich der Strukturierung in der Konfigurationsanwendung und wird den Anwendern beim Ausführen des Formulars nicht angezeigt. Um den Anwendern einen Titel anzuzeigen, wird ausschließlich der optionale Titel in der Design-Ansicht über den Sektionen verwendet.
Die primäre Aufgabe der Sektionen ist, bestimmte Feld-Gruppen ein- und auszublenden. Beim Absenden des Formulars werden nur Felder von Sektionen übertragen, die auch sichtbar sind. Eine Sektion besteht aus:
Hinweis: Es können auch nur der Titel oder der Sektionstext in einer Sektion ohne Felder verwendet werden, z.B. um Hinweise zu geben. Umgekehrt sind natürlich auch nur Felder in einer Sektion zulässig.
Hinweis: Eine Sektion komplett ohne Felder und optionalen Text kann für das Absenden des Formulars verwendet werden. Dies gelingt, indem so eine Sektion z.B. ganz am Ende der Liste definiert wird. In Kombination mit Bedingungen kann erreicht werden, dass das Formular nur abgesendet werden kann, wenn bestimmte Eingaben getätigt wurden.
Für das Hinzufügen von Feldern stehen alle definierten Ticket-Felder zur Verfügung. Dies umfasst sowohl die Standard-Felder als auch benutzerdefinierte Felder aus der Konfiguration. Zusätzlich können eigens für das Formular neue Felder definiert werden. Hierbei stehen verschiedene Feld-Typen zur Verfügung.
Ausgefüllte Ticket-Felder werden beim Versenden des Formulars automatisch in das neue Ticket übernommen, während zusätzlich definierte Felder im Anfrage-Text des Tickets eingetragen werden können.
Hinweis: Das gleiche Ticket-Feld kann in mehreren Sektionen verwendet werden, darf aber nicht doppelt in derselben Sektion vorkommen. Wenn das Ticket-Feld mehrfach verwendet wird, haben beide Felder immer den gleichen Wert. Es können jedoch unterschiedliche Standardwerte definiert werden, die beim sichtbar-schalten der Sektion in das Feld übernommen werden. Benutzerdefinierte Felder sind dagegen immer separate Felder, selbst wenn das Feld kopiert wurde und/oder die gleiche Bezeichnung hat.
Hinweis: Die globalen Pflichtfeld-Regeln können nicht umgangen werden. Wenn z.B. die Kategorie zwingend erforderlich ist, vom Formular aber nicht abgefragt werden soll, so kann man die Kategorie als verstecktes Feld fest belegen.
Hinweis: Das Ticket-Feld Ticketinhaber bedarf aus Datenschutzgründen einer gesonderten Behandlung. Es kann nicht in Formularen verwendet werden, die sich in öffentlichen Ordnern befinden. Sollte sich die Konfiguration dahin verändern, dass sich das Formular in einem öffentlichen Ordner befindet, so kann das Formular nicht mehr ausgeführt werden und zeigt in der Konfiguration einen Fehler an. Wenn das Formular von einem Endbenutzer ausgeführt wird, wird das Ticketinhaber-Feld automatisch deaktiviert und stellt automatisch immer den Endbenutzer als ausgewählten Ticketinhaber ein (ein ggf. eingestellter Standardwert wird ignoriert).
Die Einstellungen auf der rechten Seite des Dialogs sind ebenfalls nach Sektionen unterteilt. Somit kann man im Design und in den Einstellungen gleichzeitig an verschiedenen Einstellungen arbeiten und z.B. Einstellungen an einer in der Liste deutlich weiter oben oder unten befindlichen Aktion arbeiten, als in der Design-Ansicht. Die Einstellungen bleiben zudem auch während der Vorschau bestehen und könnten dynamisch verändert werden. Man sieht dann sofort den Effekt im finalen Formular.
Für jede Sektion können Bedingungen definiert werden, wann diese Sektion sichtbar wird. Beispielsweise ist die Auswahl eines bestimmten Wertes eines Feldes nötig, damit darauf aufbauende Felder angezeigt werden.
Die möglichen Operatoren variieren je nach Datentyp des gewählten Feldes. Das Feld einer Bedingung muss in einer vorherigen Sektion enthalten sein, damit es referenziert werden kann. Bedingungen können vielfältig als UND- und ODER-Bedingungen zusammengesetzt werden. Mithilfe der Vorschau lässt sich überprüfen, ob die Bedingungen für einzelne Sektion korrekt greifen.
Hinweis: Um ein Ticket-Feld als Bedingung zu referenzieren, das eigentlich erst zu einem späteren Zeitpunkt eingestellt werden soll, kann in einer vorherigen Sektion dieses Feld versteckt eingefügt werden. Dadurch, dass die Ticket-Felder eineindeutig anhand ihrer Schlüssel sind, enthalten diese immer den gleichen Inhalt. Mit benutzerdefinierten Feldern ist dies nicht möglich.
Als Aktion einer Sektion steht das Absenden des Formulars zur Verfügung. Mit dem Absenden des Formulars wird ein neues Ticket erstellt. Sektionen, die als Aktion das Absenden definieren, werden durch eine Zielflagge markiert. Optional kann ein Bestätigungstext eingestellt werden, der mit dem Absenden dem Anwender angezeigt wird.
Hinweis: Wenn eine Sektion als Aktion das Absenden anbietet und auch im Formular angezeigt wird, werden alle nachfolgenden Sektionen ausgeblendet und nicht ausgeführt.
Hinweis: Es können auch mehrere Sektionen als Ende-Sektion eingestellt werden, solange via Bedingung nur eine davon sichtbar ist. Somit können verschiedene Pfade im Formular abgebildet werden.
Das Formular kann mit der Vorschau so angezeigt werden, wie es zur echten Ausführung aussehen würde. Es können beispielhaft Werte eingegeben werden, um das Formular und vor allem das Ein- und Ausblenden der Sektionen zu testen.
Zusätzlich wird eine Sektionsübersicht zur Analyse angezeigt, in der zu sehen ist, welche Sektionen eingeblendet werden. Hier sieht man auch den Grund dafür, warum Sektionen gegebenenfalls nicht angezeigt werden.
Hinweis: Beim Klick auf Absenden wird kein Ticket angelegt, aber es werden alle Pflichtfelder des Formulars geprüft. Es können jedoch keine globalen, außerhalb des Formulars hinterlegten Regeln für die Ticketerstellung überprüft werden. Wenn etwa ein Endanwender im INETAPP zur Eingabe einer Kennung verpflichtet ist - Pflichtfeld global im INETAPP, aber im Formular ist die Kennung kein Pflichtfeld, dann wird in der Vorschau bei fehlender Kennung für das Absenden kein Fehler angezeigt. Bei der echten Ausführung wird ein Endanwender die Fehlermeldung für die fehlende Kennung erhalten.