Mit Formularen kann das Erstellen von Tickets sowohl für Supporter, als auch für Endanwender und sogar anonyme Benutzer, stark vereinfacht werden. Mit Hilfe von Formularen ist das Verwenden der Tickets Anwendung nicht zwingend notwendig und es kann genauer gesteuert werden, welche Informationen für ein neues Ticket tatsächlich benötigt werden.
In Formularen können sowohl bestehende Ticket-Felder, als auch neue, nur für dieses Formular gültige Felder angelegt und in das spätere Ticket übernommen werden. Formulare können in Sektionen definiert werden, die mit Bedingungen versehen, ein- und ausgeblendet werden können. Somit lässt sich z.B. ein komplexeres Frage-Antwort-Formular realisieren.
Das Erstellen und Bearbeiten der Formulare erfolgt in der Konfigurationsanwendung. Hier können Formulare auch in Ordner strukturiert abgelegt werden, um z.B. auch unterschiedliche Berechtigungen für den Zugriff auf die Formulare zu ermöglichen. Es ist zu beachten, dass die Freigabe nur für Formulare direkt in diesem Ordner gilt und sich nicht in weitere Ordner vererbt.
Im globalen Optionsmenü können Neue Formulare und Neue Ordner erstellt werden, sowie die aktuellen Formulare exportiert oder importiert werden. Für die Freigabe steht zur Verfügung:
In jedem der Fälle muss der Benutzer, der das Formular ausführt, die Aktion Anfrage erzeugen erlaubt haben. Für öffentlichen Zugriff (ohne Login) muss die Benutzer-Gruppe Alle Benutzer oder Endanwender die Aktion Anfrage erzeugen erlauben.
Hinweis: Der Hauptordner hat immer die Freigabe für Für alle angemeldeten Benutzer.
Hinweis: Die Freigabeberechtigungen gelten nur für das Ausführen des Formulars. Die Berechtigung zur Bearbeitung von Formularen ist generell gekoppelt an die Konfiguration- bzw. Vorlagen bearbeiten-Berechtigung
Neben dem Erstellen neuer Ordner, erlaubt die Oberfläche Ordner-spezifische Aktionen:
Bestehende Formulare werden per Klick bearbeitet. Im Optionsmenü stehen weitere Aktionen für dieses Formular zur Verfügung: